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Come rendere produttive le riunioni in team risparmiando tempo

Alcuni semplici consigli per fare le riunioni ottimizzando i tempi e aumentare la produttività

riunione aziendale produttiva - Wibo

Quanto tempo si perde in riunioni di lavoro?

Saper rendere produttiva una riunione in team significa essenzialmente utilizzare il tempo in modo intelligente, e per fare ciò è necessario concentrarsi sulle cose fondamentali ed evitare ogni distrazione o abitudini che intralciano la buona riuscita di un meeting.

Nelle aziende sta dilagando la “moda” delle riunioni lunghe e ravvicinate, incontri serrati dove spesso si rischia di perdersi in tortuosi ricircoli e in discussioni senza fine.

Secondo uno studio recente di Atlassian, le persone trascorrono 31 ore al mese in riunioni improduttive, la metà di tutte le riunioni che si svolgono è infatti considerata una vera perdita di tempo.

Uno dei principali motivi di questa disfunzione risiede nel fatto che molte persone non hanno una reale formazione per gestire le riunioni. Chi si occupa di organizzarle dovrebbe dare più valore al tempo dei partecipanti, garantendo una buona conduzione del meeting e moderando in maniera sensata gli interventi.

Nonostante ciò, il tempo speso nelle riunioni è segno di quanto queste siano indispensabili, essendo uno strumento di gestione aziendale. Bisogna quindi essere capaci di ottimizzarne i tempi e aumentare la produttività.

Per aiutarti a capire quali riunioni possano essere maggiormente utili al tuo team per collaborare in modo più efficace, ti proponiamo i cinque formati di riunioni più popolari, con suggerimenti e consigli per condurli al meglio!

Brevi riunioni giornaliere

Molti team organizzano rapide riunioni giornaliere per aumentare la consapevolezza e fare un rapido controllo della situazione, aggiornando costantemente i membri del team sui progetti chiave. È un ottimo modo per verificare se il lavoro pianificato è sulla buona strada, inoltre dare voce a ogni membro del team aumenta la responsabilità ciascuno verso i propri obiettivi.

Consigli:

  • Stabilisci un luogo e orario fissi. Essendo la riunione breve assicurati di iniziare in tempo.
  • Restate in piedi o in luogo non troppo comodo, in modo da essere esortati ad impiegare il meno tempo possibile.
  • Nomina un moderatore che tenga d’occhio il tempo e l’andamento della discussione.
  • Fai condividere a turno ad ogni persona i propri aggiornamenti, in questo modo ognuno sa cosa fare e chi è il prossimo.
  • Identifica e affronta i punti fondamentali in cui le persone potrebbero aver bisogno di input o aiuto.

Riunioni settimanali one-to-one

riunione one to one per feedback - Wibo

Questo tipo di riunioni sono importanti per creare un rapporto di fiducia con ciascun membro del team; è il modo migliore per trattare argomenti sensibili o affrontare situazione che sarebbero difficili da esporre in team.

Consigli:

  • Scegli un orario settimanale e fissalo nel calendario. Lunedì, quando la mente è lucida, è il giorno migliore per pianificare i giorni successivi.
  • La durata ottimale di un meeting one-to-one è tra i 30 e 60 minuti.
  • Prima di immergerti nella riunione ufficiale rompi il ghiaccio creando connessione a livello personale, parlando di argomenti leggeri come hobby o eventi in programma.
  • Condividi un documento per annotare i principali punti della discussione.
  • Dedica un tempo adeguato per le domande o proposte che potrebbero sorgere.

Riunioni settimanali in team

Similmente alle riunioni one-to-one, è utile organizzare anche riunioni di aggiornamento settimanali con tutto il team. Indispensabili per tenere tutti informati sullo stato di avanzamento delle attività e per chiarire questioni aperte. Durante l’incontro i partecipanti si alternano per condividere i loro aggiornamenti, spesso servendosi anche di brevi presentazioni in modo da essere chiari e concisi. Verso la fine del meeting è bene lasciare spazio a domande e risposte per risolvere eventuali problemi.

Consigli:

  • Nomina un moderatore che guidi la riunione e tenga la discussione fissa sui punti chiave.
  • Condividi l’ordine del giorno prima dell’inizio della riunione.
  • Invita i membri del team a esporre aggiornamenti sui progetti chiave con gli strumenti da loro preferiti.
  • Lascia lo spazio necessario per una sessione di domande e risposte ed eventuali proposte dei partecipanti.

Aggiornamenti mensili

Il miglioramento è possibile soprattutto imparando dagli errori commessi: è quindi importante fissare delle sessioni per valutare gli obiettivi raggiunti e allineare tutti per raggiungere i prossimi.

Potresti fissare queste riunioni mensilmente e qualche giorno prima raccogliere le riflessioni dei partecipanti su ciò che pensano sia andato bene e ciò che invece dovrebbe essere cambiato.

Durante l’incontro invita tutti a riflettere sulle motivazioni degli eventuali problemi e sulle possibili soluzioni dando spazio alle discussioni costruttive. Questo tipo di riunioni sono infatti molto utili per aiutare il team a riflettere sui propri errori e migliorare continuamente.

Consigli:

  • Crea un sondaggio prima della riunione e condividilo con il team.
  • Commenta le risposte in gruppo durante la riunione e invita i partecipanti a rifletterci su.
  • Individua i principali punti di discussione e gli elementi su cui è possibile agire, assegnando ad ognuno le task a ciascuno.
  • Invita tutti a condividere i risultati e gli insegnamenti così da aiutarsi a vicenda.

Incontri trimestrali

incontro trimestrale aziendale - Wibo

Dopo tre mesi di duro lavoro può essere utile guardarsi indietro per individuare i problemi che il team ha dovuto affrontare e sottolineare i traguardi raggiunti: in questo modo si possono pianificare al meglio i mesi successivi cercando di imparare dagli errori commessi e ottimizzando i processi che invece hanno portato ai successi. Questi incontri sono un grande valore aggiunto: consentono di fare il punto della situazione prima di individuare le nuove priorità e stabilire gli obiettivi per i mesi successivi.

Consigli:

  • Inizia l’incontro riepilogando i mesi trascorsi.
  • Confronta gli obiettivi pianificati con i risultati ottenuti.
  • Identifica le aree che necessitano di miglioramento e incoraggia il confronto per definire i modi migliori per affrontarle.
  • Stabilisci le priorità del team per il successivo trimestre.

Lasciati ispirare da questi cinque modelli di riunione e mettili subito in pratica per rendere più produttive ed efficaci le tue riunioni. Sfrutta al massimo i consigli per aumentare la fiducia e la collaborazione del tuo team, imparando gli uni dagli altri e tenendo traccia di ogni progresso.

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